Inadimplência na clínica: quem está atrasado e há quantos dias

"Temos uns R$ 8 mil atrasados" é uma frase que ajuda pouco. R$ 8 mil atrasados há três dias e R$ 8 mil atrasados há três meses são problemas completamente diferentes, e pedem ações diferentes.

Meça em dias, não só em reais

O jeito mais útil de olhar a inadimplência é por faixa de atraso. Cada faixa tem uma ação natural, e a recepção sabe o que fazer com cada uma sem precisar perguntar.

• Até 7 dias: lembrete gentil. Muitas vezes é esquecimento.
• De 8 a 30 dias: contato direto, com o link de pagamento em mãos.
• De 31 a 60 dias: conversa sobre renegociação.
• Acima de 60 dias: decisão da gerência sobre o próximo passo.

Anote cada contato

Cobrança sem registro vira cobrança repetida, ou cobrança esquecida. Cada contato com o paciente atrasado merece uma anotação curta: quando, por qual canal e o que foi combinado. Na próxima ligação, quem atende já sabe a história.

Avise antes de vencer

A melhor cobrança é a que não precisa acontecer. Um aviso alguns dias antes do vencimento, com o link de pagamento, resolve boa parte dos atrasos por esquecimento. E quando o pagamento entra com baixa automática, a recepção não precisa conferir extrato para saber quem pagou.

Juros e multa com cuidado

Juros e multa por atraso precisam estar previstos no contrato ou no termo da venda, com valores dentro do que a lei permite. Antes de definir os seus, converse com o contador ou o advogado da clínica. E respeite o paciente que pediu para não receber cobrança automática.

O que acompanhar todo mês

• Total em atraso, por faixa de dias.
• Quanto do que venceu no mês foi pago no prazo.
• Quanto foi recuperado das faixas mais antigas.